Sommaire Comment commencer un e-mail … quand on s’adresse à un collègue On suppose ici que vous connaissez la personne à qui vous vous adressez. Elle travaille dans la même entreprise que vous, peut-être dans le même service. Au moins, vous savez de qui il s’agit, même si vous ne vous fréquentez pas au quotidien. Il ne s’agit pas d’un supérieur hiérarchique ni d’un client. Dès lors, il est inutile d’aller plus loin qu’un « Bonjour » suivi du prénom de cette personne (« Bonjour Pierre », « Bonjour Nathalie »…). Certain(e)s choisissent même de se passer du « Bonjour » et de mettre seulement le prénom. Nous ne le recommandons pas, un « Bonjour » fait toujours plaisir, surtout avec un « J’espère que tu vas bien » ! Si vous connaissez bien la personne et que vous avez tissé avec elle des liens qui vont au-delà du strict cadre professionnel (et seulement dans ce cas !), une formule plus informelle est acceptable : Coucou, par exemple. À l’inverse, si vous ne connaissez pas du tout la personne, « Cher collègue » / « Chère collègue » peut être approprié. Bien entendu (mais vous le savez déjà si vous êtes dans cette situation), certaines professions exigent d’utiliser le « Chère consœur » ou « Cher confrère ». … quand on s’adresse à un supérieur hiérarchique ou à un client Imaginons cette fois que vous vous adressez à un client ou à un supérieur hiérarchique. Dans le premier cas, souvenez-vous que vous ne parlez pas seulement en votre nom : vous représentez votre entreprise. Dans le second, il est évident qu’on attend de vous que vous employiez les bons termes. Une formule de politesse dans un e-mail professionnel est particulièrement importante ! Voici les plus appropriées : Bonjour Madame / Bonjour Monsieur ; Madame / Monsieur ; Madame / Monsieur suivi du titre de la personne (Madame la Présidente, Monsieur le Directeur, etc.) Nous ne conseillons pas le « Chère Madame / Cher Monsieur », sauf si vous connaissez déjà la personne à qui vous vous adressez. … quand on postule ou qu’on effectue une démarche appelant une réponse Vous êtes sur le point d’envoyer votre candidature par e-mail ou d’effectuer une démarche appelant une réponse de la part de votre interlocuteur ? Choisissez là aussi la formule adéquate. Dans l’objet de l’e-mail, indiquez : « À l’attention de Madame / Monsieur X » toujours avec une majuscule (et méfiance : l’attention n’est pas l’intention !). Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, vous pouvez tout simplement écrire « Madame, Monsieur » ou « Mesdames, Messieurs » si la situation s’y prête. Bien entendu, si vous connaissez la fonction de votre destinataire, indiquez-la (« Madame la Directrice des ressources humaines », « Monsieur le Directeur général »…) en veillant aux accords masculins et féminins ! Découvrez les solutions Orthographe et Expression du Projet Voltaire On pourra commencer le courriel par « J’ai l’honneur de vous présenter ma candidature au poste de… » ou bien : « Vous recherchez un professionnel / un spécialiste de… ». Notez que, dans tous les cas, il faut bien entendu éviter de faire des fautes dans ses e-mails ! Pour une candidature, cela est mal vu… et de nombreux recruteurs font attention aux erreurs des candidats à l’écrit et à l’oral (découvrez l’étude Ipsos à ce sujet). Le Projet Voltaire propose une solution de remise à niveau en orthographe et en expression. Découvrez par ailleurs notre module Courriel. Découvrez le module Courriel du Projet Voltaire Comment finir un e-mail… … quand on s’adresse à un collègue Une formule de politesse en fin d’e-mail est évidemment la bienvenue, y compris si on s’adresse à un collègue. « Bien à toi » est approprié (ou éventuellement : « Bien à vous »). « Cordialement » (ou « Bien cordialement ») peut également fonctionner… même si la formule ne convient pas à tout le monde. Et comme le rappelle cet article en lien, il est possible de faire autrement. Ainsi, tout simplement : Bonne journée ; Excellente fin de semaine ; Amitiés. Si on connaît bien la personne, le smiley peut être utilisé ! On peut même user dans certains cas de formules de politesse originale… encore une fois, si la situation le permet ! « Théâtralement vôtre », « Musicalement »… Et si rien de cela ne vous convient, voici une liste de suggestions utilisables : Sincèrement ; Sincèrement vôtre ; Avec mes salutations ; Avec mes remerciements ; En vous souhaitant une bonne / agréable journée. … quand on s’adresse à un supérieur hiérarchique ou à un client Là encore, précisons qu’on ne s’adresse pas à un collègue. Le courriel dans son ensemble doit donner une bonne impression de soi et/ou de son entreprise, et ce même si vous n’attendez pas de réponse. Les formules de politesse les plus classiques que nous recommandons d’utiliser sont les suivantes : Je vous prie d’agréer mes meilleures salutations ; Veuillez recevoir mes salutations distinguées. On peut ajouter « Madame, Monsieur » au milieu de la formule, ou bien le titre de l’interlocuteur : « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes meilleures salutations » ; « Veuillez recevoir, Madame la Directrice, mes salutations distinguées ». Il existe de nombreuses « variantes », comme : Veuillez agréer l’expression de mon profond respect ; Veuillez croire à mes sentiments cordiaux et respectueux. Celles-ci peuvent être déclinées autrement : « Je vous prie de recevoir… », « Je vous prie d’agréer », « Recevez… ». … quand on postule ou qu’on effectue une démarche appelant une réponse La formule de politesse d’un e-mail attendant une réponse ou d’un e-mail de candidature doit être choisie avec soin. Sans brusquer son interlocuteur, il est en effet important de mentionner le fait qu’on attend une réponse et que celle-ci est importante. Ainsi, on pourra choisir : Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer l’expression de ma considération ; En espérant que ma candidature retienne votre attention, je vous prie de recevoir l’expression de ma considération ; Me tenant à votre disposition pour un entretien à la date qui vous conviendra, veuillez agréer mes sincères salutations ; Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous adresse mes salutations distinguées. Ces formules peuvent bien entendu être modulées avec celles présentées plus haut. Si vous tenez à manifester encore plus votre motivation et que la situation vous y autorise, n’hésitez pas à en glisser davantage avant la formule de politesse : Désireux/se de vous démontrer ma motivation, je suis à votre disposition pour convenir avec vous d’un rendez-vous à votre convenance ; Si mon profil vous intéresse, convenons dès maintenant d’un rendez-vous ; Je serais très heureux/se que ma candidature ait su vous convaincre. Les situations particulières Les formules de politesse pour exprimer son mécontentement dans un e-mail Sachons surtout demeurer courtois ! La colère est mauvaise conseillère, dit-on. Elle ne justifie pas l’impolitesse. Ainsi, même si vous êtes face à une situation qui provoque un mécontentement légitime, sachez employer les bons mots. Ainsi, le « Bonjour » reste de circonstance. À défaut, usez au moins d’un « Madame, Monsieur » ou du titre de votre interlocuteur : « Monsieur le Responsable », « Madame la Déléguée à… ». Pour la suite, encore une fois, on ne saurait trop vous conseiller de rester respectueux et de ne pas faire preuve de sarcasme. Cela peut vous desservir. Pour autant, dites les choses clairement : Je souhaite, par la présente, vous faire part de mon mécontentement au sujet de… Il s’avère que vous n’avez pas tenu vos engagements… Nous étions convenu… Je suis aujourd’hui furieux/se de cette situation… J’ose espérer que nous trouverons rapidement une solution pour remédier à… Malgré votre indignation, il est préférable de conclure avec l’une des formules vues dans les paragraphes précédents et de remercier votre interlocuteur. Il sera plus enclin à vous répondre dans les meilleurs délais. Les formules de politesse dans un e-mail adressé à l’administration Un courrier administratif est un peu particulier. Très souvent, on attend une réponse. Il faut donc se montrer précis, courtois, et encore une fois employer les formules de politesse adéquates. La plus courante, pour commencer son courriel, sera le traditionnel « Madame, Monsieur », mais il est possible (et souhaitable) d’indiquer plutôt la fonction de la personne : Monsieur l’Adjoint au maire, par exemple. Notez que dans certains cas la fonction est un titre. Il n’est alors pas nécessaire de la faire précéder de « Monsieur » ou « Madame ». Par exemple, pour les avocats, les huissiers et les notaires, on indiquera « Maître ». Pour un médecin, ce sera « Docteur », et pour un professeur… « Professeur ». Si vous vous adressez à un ministre, un député ou un président, il faudra écrire : « Monsieur le Ministre », « Madame la Députée », « Madame la Présidente ». Les formules de politesse à utiliser en fin de courriel sont évidemment courtoises : « Je vous prie d’agréer… », « Je vous prie de recevoir… », « Veuillez agréer », etc. Les formules de politesse pour un mariage, un décès ou une naissance On doit parfois envoyer un message pour assurer une personne de son soutien (en cas de décès notamment) ou pour la féliciter (pour un mariage ou lors de la naissance d’un enfant). Dans ces cas-là, l’usage impose certaines règles. Ainsi, pour un décès : Je vous prie de croire en mon soutien sans faille dans cette épreuve ; Je t’adresse toute mon amitié en ces tristes circonstances ; Veuillez trouver ici l’assurance de mon amitié et de mon soutien. Pour un mariage ou une naissance, on privilégiera des formules telles que : Nous vous adressons tous nos vœux de bonheur / toutes nos félicitations ; Nous vous souhaitons le meilleur pour ce nouveau chapitre de votre vie ; Nous tenions à souhaiter la bienvenue à votre bébé et à présenter nos félicitations aux heureux parents. Les formules de remerciement dans un e-mail Tout dépendra ici… Qui remerciez-vous et pourquoi ? Là encore, le ton doit s’adapter aux circonstances. Ainsi, selon la situation, on vous conseillera les formules suivantes : J’ai bien reçu votre courriel et je vous remercie beaucoup pour vos mots d’encouragement… Avec mes remerciements, je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments respectueux… Je vous remercie beaucoup de votre compréhension… Vous remerciant par avance pour… Je vous remercie de votre diligence / professionnalisme… Encore une fois, adaptez votre prose selon la personne et la situation. Les formules de politesse en anglais Il peut arriver, dans un cadre privé ou professionnel, de devoir écrire un courriel en anglais. Auquel cas on privilégie la formule « Dear » : « Dear Fred », « Dear Mr. Simpson »… selon le degré de familiarité ou de proximité entretenu avec la personne. En fin d’e-mail, si vous êtes proche de votre destinataire, vous pouvez utiliser « Best regards » ou « Kind regards ». Si vous êtes amis, les formulations à employer seront « Best wishes », « Cheers » ou « All the best ». Dans un contexte plus formel, écrivez plutôt « Respectfully », « Yours sincerely » ou « Yours faithfully ». Les formules de politesse à éviter Eh oui, certaines formules peuvent être maladroites et froisser ou agacer votre interlocuteur. Voici quelques rappels utiles de ce qu’il ne faut pas faire… D’abord, comme mentionné plus haut, ne confondez pas « à l’attention de » avec « à l’intention de » dans l’objet de l’e-mail. Dans ce cas, c’est bien « à l’attention de » : c’est cette formule qui permet de s’adresser à quelqu’un (l’intention marque la volonté). De même, ne vous trompez pas en employant l’expression « je vous saurais gré ». C’est bien le verbe « savoir » qui est utilisé, et non pas « être » : on n’écrit pas « je vous serais gré ». Vous pouvez en revanche employer l’expression « je vous serais reconnaissant ». De manière générale, évitez les abréviations (comme « cdt » à la place de « cordialement »). Cela peut passer pour de la paresse ! Enfin, nous vous déconseillons d’utiliser certaines formules qui peuvent être vues comme trop pressantes : « daignez accepter », « en espérant une réponse rapide de votre part »… Notez-le : nous nous sommes permis dans cet article d’employer le terme « e-mail », synonyme de « courriel », car il est davantage demandé sur les moteurs de recherche. Découvrir aussi sur le blog du Projet Voltaire : comment améliorer vos écrits professionnels et les trucs et astuces pour un e-mail parfait… sans oublier nos consignes pour un courriel sans faute. Publié par Aline Laffont
